برنامج إدارة المركبات: كل مركبة في سجل واحد

برنامج إدارة المركبات هو نظام يحتفظ بسجل واحد كامل ومشترك لكل مركبة في الشركة، من بيانات التعريف إلى سجل الصيانة وتكاليف التشغيل. وهو يحل محل ملف الترخيص الورقي ودفتر الورشة وعمود الإكسل الذي نسي أحدهم تحديثه.

الهدف ليس تخزين البيانات لذاتها. عندما يسأل المدير: "هل يمكن أن تذهب سيارة البيك أب هذه إلى الموقع غدًا؟" أو "لماذا كلّفتنا هذه السيارة كل هذا في الربع الماضي؟"، يجب أن تكون الإجابة على بعد شاشة واحدة. في أكسبنس، سجل المركبة هو هذه الشاشة، وكل وحدة أخرى (الصيانة والفحوصات وقطع الغيار والمصروفات والإهلاك) تكتب فيه.

في معظم الأساطيل، العداد هو أهم رقم في سجل المركبة. فترات الصيانة تُحدَّد بالكيلومترات، وتكلفة الكيلومتر تُحسب من الكيلومترات، والمركبة التي تنخفض مسافتها فجأة عن المعتاد كثيرًا ما تشير إلى مشكلة.

لذلك من المفيد الاتفاق على روتين واحد لتحديث القراءات: في الفحص الأسبوعي، أو عند كل صيانة، أو في نهاية كل شهر. اختر الروتين الذي سيلتزم به فريقك فعلًا. ولمعرفة المزيد عن تخطيط الصيانة بالكيلومترات، اطّلع على الصيانة الوقائية حسب الكيلومترات.

سجل المركبة هو أساس برنامج إدارة الأسطول: السائقون والصيانة والفحوصات والتكاليف كلها مرتبطة به. إذا كان هدفك الأول ألا تفوتك مواعيد الصيانة، فابدأ بالمركبات وفترات الصيانة، ثم أضف الفحوصات والمصروفات مع تعوّد الفريق.

ومع تقدّم عمر المركبة، يغذّي السجل نفسه قرارات الاستبدال. تعرض صفحة إهلاك المركبات ودورة حياتها القيمة الدفترية، بينما يوضح سجل المصروفات تكلفة إبقائها في العمل.