ما هو برنامج إدارة الأسطول؟ دليل مبسّط للشركات التي يكبر أسطولها

الأسطول هو أي مجموعة من المركبات تملكها الشركة أو تستأجرها لتؤدي عملها: سيارات توزيع، أو بيك أب للفنيين، أو شاحنات، أو سيارات للمبيعات، أو مزيج من كل ذلك. وإدارة الأسطول هي العمل اليومي للحفاظ على هذه السيارات جاهزة وآمنة وبتكلفة معقولة. أما البرنامج فهو الأداة التي تحفظ المعلومات التي يعتمد عليها هذا العمل.

في أبسط صوره، يجيب البرنامج عن أربعة أسئلة لكل سيارة:

1. ما هي السيارة؟ رقم اللوحة والماركة والموديل وقراءة العداد الحالية وحالتها.
2. مع من هي؟ السائق المخصص لها ومن استخدمها قبله.
3. ماذا تحتاج؟ الصيانة القادمة، وكم كيلومترًا متبقيًا عليها، وأي أعطال ظهرت في آخر فحص.
4. كم كلّفت؟ الإصلاحات وقطع الغيار والتأمين والترخيص وغيرها من المصروفات.

إذا لم تستطع الأداة الإجابة عن هذه الأسئلة بسرعة لأي سيارة في أسطولك، فهي لا تؤدي وظيفتها الأساسية.

سجل محدَّث للسيارات

لكل سيارة سجل واحد يضم بياناتها وقراءة العداد وتاريخها الكامل. عند بيع سيارة أو نقلها إلى فرع آخر يظهر ذلك في سجلها، ويستطيع أي موظف جديد الرجوع إليه دون الاعتماد على شخص واحد "يحفظ" الأسطول.

صيانة مخططة قبل أن تتحول إلى عطل

تُضبط فترات الصيانة لكل سيارة بالكيلومترات، ويقارن النظام آخر قراءة للعداد بالفترة المحددة ليُظهر السيارات التي اقترب موعد صيانتها والسيارات المتأخرة. للتفاصيل، راجع دليلنا عن جدول الصيانة الوقائية للسيارات حسب الكيلومترات.

فحوصات بقائمة ثابتة

يفحص السائق أو المشرف الإطارات والأنوار والفرامل والسوائل والهيكل وفق قائمة محددة، وتُسجَّل البنود غير المطابقة على السيارة نفسها، فلا تضيع الملاحظة بين الفحص وحجز الورشة.

مصروفات مرتبطة بالسيارة

كل فاتورة إصلاح وقطعة غيار وقسط تأمين ورسوم ترخيص تُسجَّل على السيارة التي صُرفت عليها مع تصنيفها، فيتكوّن مع الوقت تاريخ تكلفة واضح يساعدك على قرار الإصلاح أو الاستبدال.

تخصيص السائقين

معرفة أي سائق استلم أي سيارة ومتى أمر مهم للمسؤولية، ولفهم سبب تآكل سيارة أسرع من غيرها.

بعض المنتجات في السوق تركّز على تحديد الموقع اللحظي أو أجهزة التتبع أو تخطيط المسارات، وهي فئة مختلفة بتكاليف وتركيبات مختلفة. كثير من الشركات تبدأ بجانب السجلات والصيانة والتكاليف لأنه المكان الذي يضيع فيه أغلب المال الممكن توفيره.

لا يوجد عدد سيارات محدد، لكن هناك علامات واضحة على أن الطريقة الحالية لم تعد تكفي:

• موظف يقضي ساعات كل أسبوع في تحديث ملف إكسل.
• صيانة فاتت وتعطلت السيارة، أو اكتشفت أن سيارة تجاوزت موعدها بآلاف الكيلومترات.
• الإدارة المالية تسأل عن تكلفة سيارة معينة والإجابة تحتاج أيامًا من جمع الفواتير.
• نماذج فحص تُملأ ولا يحدث بعدها شيء.
• أكثر من فرع أو موقع ولا أحد يرى الصورة الكاملة.

شركات النقل والتوزيع والمقاولات والخدمات الميدانية تصل إلى هذه النقطة مبكرًا لأن سياراتها تقطع مسافات طويلة، لكن شركة لديها 15 سيارة مبيعات قد تشعر بالمشكلة نفسها. وإذا كنت تفكر في الاستمرار على الإكسل، فمقالنا عن الفرق بين ملف إكسل لإدارة الأسطول والبرنامج يساعدك على القرار.

• هل تُحسب الصيانة بالكيلومتر؟ السيارات تتآكل مع المسافة، والجدولة بالتاريخ فقط تخدم سيارة قليلة الاستخدام على حساب سيارة توزيع تعمل طوال اليوم.
• هل الواجهة بالعربية؟ المشرفون والسائقون وفريق الورشة يفضّلون العربية غالبًا، بينما قد تحتاج الإدارة تقارير بالإنجليزية.
• هل ترتبط كل تكلفة بسيارة؟ الهدف من تسجيل المصروفات هو معرفة تكلفة كل سيارة وكل بند.
• كم يستغرق التشغيل؟ النظام الذي يحتاج شهورًا من الإعداد قد لا يكتمل أبدًا.
• هل السعر واضح؟ ابحث عن أسعار معلنة وفترة تجربة مجانية.

مثلًا، شركة توزيع لديها 30 سيارة، تقطع كل منها نحو 250 كم يوميًا، وفترة الصيانة 10,000 كم. أي أن كل سيارة تستحق الصيانة كل 40 يوم عمل تقريبًا.

على الإكسل، يجب على المشرف تحديث 30 قراءة عداد وحساب المتبقي لكل سيارة. وإذا تأخر التحديث أسبوعين، قد تتجاوز سيارة موعدها بـ 3,000 كم دون أن يلاحظ أحد. مع البرنامج، تُسجَّل القراءة في سجل السيارة ويظهر فورًا ما اقترب موعده وما تأخر، فيتحول دور المشرف من الحساب إلى الجدولة، وتنتقل تكلفة الصيانة مباشرة إلى إدارة تكاليف الأسطول.

أكسبنس منصة لإدارة الأسطول والأصول للشركات في مصر والسعودية والشرق الأوسط، بواجهة عربية وإنجليزية. يوفر سجلًا للسيارات بالبيانات والعداد والحالة والتاريخ، وصيانة وقائية حسب الكيلومترات مع تنبيهات وعرض للكيلومترات المتبقية والسيارات المتأخرة، وسجل صيانة كاملًا، وتتبعًا لقطع الغيار من الشراء حتى التركيب، وتخصيص السائقين، وفحوصات بقوائم قابلة للتعديل، ومصروفات لكل سيارة حسب التصنيف، والإهلاك والقيمة الدفترية، وتقارير عن الصيانة والتكاليف.

الإعداد مجاني وأغلب الفرق تبدأ العمل في يوم واحد. تعرّف أكثر على برنامج إدارة الأسطول من أكسبنس واحجز عرضًا تجريبيًا.