برنامج إدارة تكاليف الأسطول ومصروفات السيارات

في أغلب الشركات تُدفع مصروفات السيارة من أكثر من جهة. فاتورة الورشة تمر عبر المشتريات، وتجديد التأمين عبر الإدارة المالية، ورسوم الترخيص يدفعها موظف إداري، والمصروفات الصغيرة مثل إصلاح الكاوتش أو الانتظار يدفعها السائق نقدًا. كل مبلغ مسجَّل في مكان ما، لكنه نادرًا ما يُسجَّل على السيارة نفسها.

النتيجة: رقم إجمالي للأسطول تستطيع الإدارة المالية عرضه، وصورة لكل سيارة لا يملكها أحد. تعرف أن الأسطول كلّف كثيرًا العام الماضي، لكنك لا تعرف أن سيارتين من أربعين تستحوذان على ربع فاتورة الإصلاح، أو أن سيارة البيك أب التي تنوي الاحتفاظ بها ثلاث سنوات أخرى تكلّف في الكيلومتر أكثر مما ستكلّفه سيارة جديدة.

برنامج إدارة تكاليف الأسطول يحل مشكلة الربط. يُسجَّل كل مصروف مرة واحدة مع فئته والسيارة التي يخصها، ومن هذه السجلات نفسها تأتي الإجماليات والمقارنات وتكلفة الكيلومتر.

متابعة تكلفة السيارة تعني الاحتفاظ بإجمالي جارٍ لكل سيارة، لا للأسطول ككل فقط. في أكسبنس يعرض سجل كل سيارة المصروفات المسجلة عليها مجمّعة حسب الفئة والفترة، بجوار قراءة العداد وسجل الصيانة والسائق المعيّن.

وهذه النظرة لكل سيارة تجيب عن أسئلة لا يجيب عنها إجمالي الأسطول:

• أي السيارات أعلى تكلفة تشغيل هذا العام؟ رتّب الأسطول حسب إجمالي التكلفة فتظهر الحالات الشاذة فورًا.
• هل ترتفع تكلفة السيارة مع تقدّم عمرها؟ قارن مصروفاتها هذا العام بالعام الماضي، فئة بفئة.
• هل السبب في السيارة أم في طريقة استخدامها؟ لأن السائقين معيّنون على السيارات، تعرف من كان يقودها عندما ارتفعت فواتير الإصلاح.

ومع الوقت يتحول سجل السيارة إلى تكلفة دورة حياتها: كل ما أُنفق عليها منذ دخولها الأسطول. أضف سعر الشراء والقيمة الدفترية من الإهلاك، فيصبح لديك أساس حساب التكلفة الإجمالية للملكية لكل سيارة. وتفاصيل تسجيل المصروفات وتصنيفها موجودة في صفحة إدارة مصروفات الأسطول.

تحوّل التقارير السجلات التي يحتفظ بها فريقك أصلًا إلى إجابات:

• التكاليف حسب السيارة لأي فترة، لمعرفة السيارات الأعلى تكلفة.
• التكاليف حسب الفئة، لمعرفة إن كانت الإصلاحات أو قطع الغيار أو التأمين هي ما يرفع الإجمالي.
• نظرة عامة على الأسطول تضع الإنفاق بجوار حالة الصيانة، فتُقرأ التكلفة والحالة معًا.

يستطيع المدير الانتقال من إجمالي الأسطول إلى قائمة مصروفات سيارة واحدة بنقرة، فتصبح أسئلة نهاية الشهر سريعة الإجابة. المزيد عن اللوحات وأنواع التقارير في صفحة تقارير الأسطول، وتعمل إدارة التكاليف مع باقي برنامج إدارة الأسطول.